Una de las mayores inquietudes de una empresa u organización en lo que a a control de sus archivos se refiere, es el saber que pasa con ellos, el nivel de seguridad, acceso y visibilidad dentro y fuera de la misma que tienen estos documentos. Con GDrive de Google Apps tienes este control, si te interesa saber como sigue leyendo.
En el mundo del almacenamiento tradicional, el realizar este control de acceso y seguimiento es algo complejo y se requiere de herramientas sofisticadas y reservadas a administradores de sistemas. Pero gracias a las posibilidades que ofrece GDrive de Google Apps para gestionar nosotros mismos nuestros permisos es muy sencillo poder compartir con otros usuarios tanto de la misma organización, personal externo o incluso publicarlo en internet.
Ahora bien, GDrive no cumple con todas las necesidades de algunas empresas que quieren ir más allá de solo controlar quien accede a un documento o carpeta, por ello, otras empresas desarrollan software que como en el caso que nos ocupa permiten realizar auditorias en tiempo real sobre la visibilidad y nivel de acceso de los archivos, informando de forma ordenada de multiples factores.
Como podeis apreciar en la imagen, es un tablero de mando que resume alguna de las funciones que podemos tener con este tipo de herramienta.
Describimos brevemente los cuadros:
- Exposure Sumary: Muestra un resumen numérico de los archivos que están compartidos y como lo están
- External Colaboration: Son aquellos ficheros de otras organizaciones con los que colaboramos
- Documents: resumen gráfico con los tipos de documentos que tenemos en nuestro repositorio de archivos
- Users: detalla que usuarios trabajan más asiduamente con archivos y el volumen que mueven
Esto es solo una muestra de las múltiples posibilidades que ofrecen aplicaciones externas a Google Apps que pueden ayudarnos a mejorar nuestro trabajo.
Como veis La Nube lejos de ser algo intangible, nos ofrece un mayor control de la situación de nuestra empresa.
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