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28Sep2013

Organizar correo GMail, el porqué he vuelto a Prioritarios

gmailYa me he cansado, lo tengo decidido, no me gusta la clasificación de la Bandeja de Entrada Predeterminada que nos planteó GMail hace unos meses, me refiero a las pestañas “Principal”, “Social”, “Notificaciones”, etc…. Me vuelvo a la vista de PRIORITARIOS, ¡me encanta!

Os quiero explicar el porqué. Es sencillo, pero quiero compartir con vosotros esta experiencia por si os sirve de ayuda.

En primer lugar, no quiero ser tajante, sé que cada uno de nosotros vive una realidad y tiene unas necesidades muy diferentes, por eso voy ha argumentar el porque de mi retorno a Prioritarios, tal vez a vosotros la nueva Vista os encante, eso pensaba yo 🙂

Este es un articulo largo pero creo que no aburrido, creo que merece la pena la inversión de tiempo que podéis dedicarle a la lectura porque seguro que os dará un nuevo enfoque de la gestión de correo.

Si escribo esto es porque he valorado detenidamente este tema. Cuando se presento la Nueva Vista para la Bandeja de Entrada de GMail (llamada ahora Predeterminada) yo ya estaba utilizando la vista PRIORITARIOS, y me funcionaba a la perfección, pero como siempre la gente de Google suele acertar con las novedades, le di la oportunidad de ver como me iba ha ayudar a mejorar la gestión de mi gran volumen de correo. La idea priori era buena el nos separaba todo el correo en función de unos “contextos” u “origen”, nos agrupaba el proveniente de Redes sociales (que no es poco), Foros, normal, etc. Es decir, nos permite separar de forma automática muchos correos, esto es bueno en principio.

Vamos a ver que me sucedió y como te puede ayudar a ti mi experiencia.

Probando Bandeja de Entrada Predeterminada

Bandeja de entrada

 

La experiencia finalmente me ha demostrado que si bien la clasificación funciona bien, tiene un punto flaco, al menos para mí. y es la pestaña “Principal” que es donde va el correo que no es de ninguno de estos otros grupos (social, Notificaciones, foros, etc), esta bandeja seguía llegando correo que en realidad era de otra pestaña, aquí empieza el problema.

Primeros Problemas

gmail1Como adelantaba, en la pestaña de Principal, es donde comienza a llegar todo el correo “Importante” y otros que se cuelan ya que no deberían estar aquí. Bien como cada una de las pestañas sigue la clasificación clásica, por fecha y hora, es decir los más recientes son los últimos. Pudiendo quedar así los correos más “antiguos” ( ATENCIÓN: pueden ser del mismo día si recibo mucho correo) fuera de la primera pantalla.

Esto último es MUY importante que se entienda, la clasificación clásica de los correos, es decir, los más recientes primero es para mi muy peligrosa, y precisamente la forma como lo hace la vista Prioritarios, es lo que me encanta (veremos luego como funciona).

Una de las técnicas de gestión de tareas más reconocida dice que no tenemos que estar continuamente revisando el correo, sino procesarlo cada cierto tiempo. Siguiendo esta premisa, por ejemplo si tengo unos correos de clientes que atender y me llegan a las 9:00 de hoy, pero después llega otros 25 correos de otros temas que no son interesantes pero no los ha podido clasificar en las pestañas de Social, Foros, Notificaciones, etc. cuando mire mi correo a las 12:00 pueden quedar bajo una pila de correos y fuera de la pagina 1 de nuestra bandeja de correo. Para entender mejor esta situación yo siempre pongo un ejemplo, cuando uno busca un termino en Google, cuantas paginas de resultados ve… la primera desde luego, la segunda tal vez, pero la tercera… creo que no llegamos. Pues este efecto es el que se produce en la bandeja de entrada con este tipo de organización, si un correo queda muy atrás corremos el riesgo de olvidarlo.

De hecho ayer mismo fue cuando cambié de nuevo de la Vista Predeterminada a Prioritarios, y ahí estaban correos de junio, julio y agosto (importantes, no muchos afortunadamente, pero algunos) que no había contestado, básicamente porque no los había visto, estaban bajo la “pila” de correos menos importantes. Pero la “magia” de la Vista Prioritarios me los puso en las primeras lineas como por arte de magia. Les he tenido que contestar 3 meses después pidiendo disculpas, creo que esto lo dice todo.

Vuelta a Prioritarios

Sin lugar a dudas mi vista o estilo de Bandeja de Entrada preferida con diferencia respecto a otras que nos ofrece GMail. Esta es la que siempre recomiendo en los cursos de formación por los motivos que intentaré transmitir en este articulo.

Lo primero que quiero deciros es que si ya la habéis probado y no os gustó (posiblemente sería porque no la comprendisteis en su totalidad) así que os invito a que después de leer este articulo la probéis.

Las 3 zonas de Prioritarios

3 areas

Esta forma de organización que al principio resulta curiosa, os puedo decir que es muy productiva y reduce los fallos de perdida de correo al mínimo.

Bien en la imagen podéis ver 4 grupos y 3 marcados en rojo. Cuando activas los prioritarios solo aparecen los marcados en Rojo el de No Leídos lo he activado para probar nuevas fórmulas, pero vamos a olvidarlo. Aunque sepáis que al igual que he hecho yo, se puede personalizar la vista Prioritarios con otras agrupaciones como he hecho yo en esta ocasión creando un grupo separado para los correos (no importantes) no leídos.

Paso a explicar el uso de cada uno de estas secciones:

1. Importante y no leídos: Aquí aparecen los correos marcados como importantes (ordenados por fecha y hora) esto me permite que al principio de nuestra Bandeja de entrada siempre tenga los primeros estos correos importantes para mi. Después veremos como se marcan como importantes marca importante. Otra cosa a resaltar, es que como su nombre indica, esta sección solo contendrá aquellos correos que cumplan ambas condiciones, es decir, sean Importantes y no hayamos leído. Por tanto, en cuanto lea el correo dejará de estar en esta sección pasando a sus posición natural (fecha y hora) en la sección “Todo lo demás” pero sin perder su marca de Importante.

Por tanto una vez estoy procesando el correo tengo que hacer algo con él, procesarlo debidamente, para que no se nos pase la acción que tengo que realizar (responder, realizara una acción, archivarlo, etc.) Pero como gestionar que hacer con un correo da para otro articulo, que estoy preparando. :-). Así que si os interesa saber como gestiono mi correo, solo espero que me lo pidáis en comentarios, así me animo que cuesta mucho escribir sobre estos temas, pero se anima uno si sabe que es de ayuda para la comunidad.

2. Destacados: Esta sección agrupa los correos que hemos marcado como destacados Marca destacados, la recomiendo para aquellos correos que por que son muy largos de leer o necesitan una lectura más detenida para analizar que responder, o simplemente necesito tenerlo accesible durante un tiempo, una oferta, una tarifa, etc. es un buen sitio donde dejarlo de esa forma los tengo separados de todo el resto de correos y no le pierdo la pista. Hay que ser metódico y revisar esta sección cada cierto tiempo para ir vaciandola.

3. Todo lo demás:  Este es el cajón desastre 🙂 quiero decir que aquí entraría todo el correo que no es importante, publicidad, newsletters, etc. También se depositan aquí los correos importantes cuando se han leído. Esta es una clasificación clásica del correo no importante. No debemos olvidarnos de leerlo pues aquí entran correos de nuevos contactos que pueden ser importantes.

Esta sección puede quedar saturada por publicaciones de redes sociales, publicaciones, etc. y para solucionar esto, lo que he hecho es usar los filtros de GMail que me ayudan a organizar y apartar ciertos tipos de correo, consiguiendo la mezcla perfecta entre la Vista Prioritarios y la Vista Predeterminada. Pongo un ejemplo para que lo entendáis. En Todo lo demás entrarán los correos de notificaciones de Facebook, Twitter, etc. pues lo que yo he hecho es crear un Filtro que me autoarchive en una etiqueta llamada Redes Sociales todo el correo de este tipo, así me lo aparta y no me molesta. De esta forma cuando quiero voy a ver que notificaciones tengo de las redes sociales. Esto lo repito para cada tema que quiera.

 

Marcado de correo como Importante

Una vez explicada cada una de estas secciones, no se si he conseguido transmitir la eficiencia de esta Bandeja de Entrada, pero creo que si lo probáis lo entenderéis.

Ahora la pregunta obligada es:

¿y como sabe GMail que correo es importante para mi?

Pues bien, hay dos forma de hacerlo una manualmente marcando el símbolo de fecha Importante y se quedará en color amarillo indicando que es importante. Otra y es la “mágica” es que el propio GMail es capaz de analizar nuestra forma de comunicarnos y hacerlo por nosotros. Por ejemplo si hoy recibo un correo de un contacto por primera vez no será importante, pero le respondo, entonces GMail empieza a darle relevancia. Si seguimos intercambiando correo con éste contacto lo marcará como Importante para mi. Es como tener un@ asistent@ que te preselecciona todos nuestros correos y nos separa los que primero tenemos que atender.

Os puedo garantizar que con este sistema no se os debe pasar por alto ningún correo Importante, ya que en la sección de Importantes podemos tener correos incluso de meses atrás si no los hemos leído, lo que hace que lo tengamos presente cada día que consultamos el correo. Se que puede parecer una mala gestión tener un correo de semanas o meses pendiente de leer (quizá sea exagerado, pero es para destacar la potencia del sistema), cuantas veces hemos tenido un correo que no hace falta ni abrir para saber de que se trata y no quiero perderlo de vista, pues esta es la solución.

Como cambiar de Bandejas de Entrada

Bien en esta página de ayuda se muestra como cambiar la configuración, puedes probar a cambiar de vistas sin problemas, no se perderá ningún correo, no te preocupes. En el enlace siguiente te muestra como se hace.

Como configurar la Bandeja de entrada

 

Espero que haya podido transmitir en este artículo al menos la idea principal del gran gestor de correo que es GMail, como podéis ver es un entorno sumamente “plastico” ya que permite adaptarse a las necesidades de cada usuario, y con un poco de metodología y saber que queremos podemos transformarlo en un centro operativo SUPER PRODUCTIVO.

Yo en este articulo os he contado mi experiencia, pero seguro que tu tendrás otras, os animo a que las comentéis y así todos aprenderemos.

Gracias por vuestra lectura.

  • 28 Sep, 2013
  • Alberto Verdu
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